在商務溝通中成功舉行小組會議的技巧

在企業集團的生活中,會議是必不可少的一部分。有效地使用您的管理技能和能力來成功舉辦此類會議非常重要。最近的技術進步也改變了進行團體商務會議的方式。如今,各種視頻會議工具(如SparkleComm等)用于面對面會議,而不是親自將參與者召集到會議室。下面提供了一些技巧,可以使您在商務溝通環境中的小組會議更加有效。

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會議目的:如果您有一個好的召集目的,您可以使您的小組商務會議更有效。您應該在開始會議時說明召開會議的目的。有效進行商務會議最重要的部分是前 5-10 分鐘,會議的領導者可以在其中設定基礎、定義限制、安排參考資料并說明召開會議的目的等。您可以召開小組會議通過按時開始和結束,并在與其他參與者的交流中具體說明主要目的,這樣會更有效。無論是面對面會議還是SparkleComm在線視頻會議都應該準時開始,而不是等待遲到的人,因為這可能是對那些準時來的人的懲罰。而且,而不是為遲到者重復整個過程,你應該繼續你的溝通。它將給遲到者一個信息,讓他們在未來更加準時。

鼓勵公開討論:通過鼓勵其他參與者進行公開討論,您的業務小組會議可以更有效。它將允許害羞的人說出來,同時向您提供來自希望在這些會議中更熱切地做出貢獻的熱切參與者的反饋。通常商務會議的領導者通常會支配其他參與者以提高他們的管理技能。這種支配可能會阻止其他人就任何問題發表意見。為了檢查你主導商務會議的直覺,如果可能的話,最好將這次會議的領導權委托給其他人。它將允許會議的其他參與者通過在作為領導者的同時組織團隊的思想來提高自己的管理技能。會議中的公開討論可以幫助所有參與者始終專注于會議的主要問題,使商務會議更有效。

在繼續進行之前關閉第一個主題:徹底討論一個主題后,您應該在做出最終決定后完全關閉該主題,以便您可以將整個集團商務會議帶到會議議程上的下一個主題。如果您浪費時間繼續下一個主題而不結束第一個主題的討論或繞圈子,那么您的會議永遠不會有效。

回顧要點:如果您知道如何在關閉每個討論主題或整個會議結束時回顧討論要點,您可以有效地管理業務組會議。您應該在查看您的時間安排和行動計劃以及任務和計劃的執行情況后結束會議。它還將允許會議的其他參與者參與該會議的決策。當人們在某一時刻達成一致時,可能會發生一些非常有趣的事情。這樣的協議可以迫使其他人遵循它們。如果會議的大多數參與者決定在特定時間點執行某些任務,那么它可以啟動內部激勵來有效地檢查、監控和控制事情,同時使您免于承擔這些責任。如果任何參與者抱怨必須做什么或他們應該做什么,則在同一軌道上工作的小組可以作為見證人。因此,您可以通過使用其他參與者的公開承諾作為強大的工具來有效地管理小組會議。

保留會議記錄:小組商務會議最重要的部分是在接下來的 24 小時內分發會議記錄。它將記錄會議中做出的重要決定以及對其采取的行動。如果在這方面出現任何問題,該會議記錄可作為證據。它不僅可以幫助您提高管理技能,還可以使會議的進行更加有效。即使您通過此工具進行了面對面會議或組織了SparkleComm在線會議,您也可以以書面形式或使用SparkleComm視頻會議解決方案保存此類記錄。

謹記這些技巧可以幫助您使您的業務小組會議比以前更有效。


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王莉

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